INTRODUCCIÓN, ACCESS 2007 - 2010

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

El texto que sigue no pretende de forma alguna agotar todos los recursos y posibilidades del Access. En general, los puntos más relevantes y de utilidad más inmediata fueron abordados. Se intentó evitar el detalle minucioso principalmente en referencia a los recursos estéticos de la pantalla. Además de esto, ciertamente, hay puntos que simplemente fueron olvidados o ignorados a lo largo de esta compilación. La parte de programación no es abordada en este texto introductorio.

                                          

  

CARACTERÍSTICAS DE ACCESS 2010

·         Según un artículo publicado en InfoWorld en abril de 2006, Office 2010 será más "basado en papel" que las versiones anteriores. El artículo cita a Simon Witts, Vicepresidente Corporativo de Microsoft Enterprise, quien afirma que habría características adaptadas a los empleados en "funciones como profesionales de la investigación y desarrollo, las personas ventas y los recursos humanos." Por intereses de las ideas denominados "Web 2.0" cuando se aplique en la Internet, es probable que Microsoft incorporará características de SharePoint Server en Office 2010.

·         Aunque se dijo en un principio,¹ Office 2010 no implementa la versión compatible con ISO de Office Open XML que fue normalizado como ISO 29500 en marzo de 2008 y por ende, se incluye sólo una variante de transición del estándar. Declaraciones hechas por Doug Mahugh, profesional del equipo de interoperabilidad de Microsoft, indican que el soporte al formato «estricto» del estándar estará disponible en una futura versión 15 de la suite ofimática de la empresa, y probablemente se añada soporte a Microsoft Office 2010 mediante un plug-in o Service Pack. También se incluye compatibilidad con el formato OpenDocument Format v1.1 (ODF), versión en proceso de estandarización que difiere de la 1.0, aprobada como ISO/IEC 26300:2006 en mayo de 2006.

·         Entre las nuevas características incluidas, se incluye una herramienta de captura de pantalla integrada, una herramienta de eliminación de antecedentes, un modo de documentos protegidos, nuevas plantillas de SmartArt y autor de permisos. El "Botón de Office" de la versión 2007, será reemplazado por un botón que conduce a un panel con el acceso a funciones principales, como imprimir, guardar el archivo en distintos formatos, asignarle etiquetas, subirlo aSkyDrive, entre otros. Una interfaz de cinta refinada estará presente en todas las aplicaciones de Office, incluyendo Outlook, Visio, OneNote, Project yPublisher. Las aplicaciones de Office tendrán también compatibilidad con la función jumplists de Windows 7, que permitiría fácil acceso a los últimos elementos y tareas.

  

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA

Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en Office.com desde la vista Microsoft Office Backstage. Use el procedimiento siguiente:

1. Inicie Access 2010.
2. En la ficha Nuevo de la vista Backstage, realice una de las siguientes acciones:

•      Buscar una plantilla    En Plantillas en Office.com, haga clic en la categoría de plantilla que le interesa (por ejemplo, Negocios).
•            Busque una plantilla    En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.
• Cuando encuentre una plantilla que desea probar, haga clic en ella para seleccionarla.

1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.
2. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadroNombre de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadroNombre de archivo.
3. Haga clic en Descargar.

EMPEZAR A USAR LA NUEVA BASE DE DATOS

 Según la plantilla usada, quizás necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:


  
Si Access muestra el cuadro de diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar:                 

                     1.     Haga clic en Nuevo usuario.

                     2.     Rellene el formulario Detalles de

                     3. Haga clic en Guardar y cerrar

                     4.   Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.

                                                                                                                                                   

•       Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
•       Si Access muestra la página Introducción, haga clic en los vínculos de esa página para obtener más información acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestañas para explorar la base de datos.
•  Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, deberá volver a iniciar la sesión.

¿QUÉ ES UNA PLANTILLA EN ACCESS?

Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

ACCESSE 2010

Access 2010 crea archivos con un nuevo formato .accdb que no pueden abrirse con versiones de Access anteriores a 2007. En este artículo se describen las nuevas características del formato de archivo de Access 2010, se analizan algunos problemas que se producen al realizar la conversión a formatos de archivo anteriores y se brinda un resumen del modo en que cambiaron algunos tipos de archivo relacionados en relación con versiones anteriores.

Microsoft Access es una aplicación informática usada para crear y gestionar bases de datos basadas en la informática en las computadoras de escritorio y / o en los equipos conectados (una red).Microsoft Access puede ser utilizado para la gestión de información personal (PIM), en una pequeña empresa para organizar y gestionarlos datos, o en una empresa para comunicarse con los servidores.

Al igual que cualquier otra aplicación informática, con el fin de utilizar Microsoft Access, primero debe instalarlo. Después de instalarMicrosoft Access, puede abrirla. Hay varias maneras que usted puede abrir Microsoft Access. Se pone en marcha al igual que los productos habituales es probable que haya estado usando. Por lo tanto, para iniciar este programa, puede hacer clic en Inicio -> (Todos los) Programas -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010.

CREAR UNA BASE DE DATOS MEDIANTE UNA PLANTILLA

Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se ajusten a las necesidades específicas del usuario.

1)  Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía.

Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access:

• Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación,
•  haga clic en Cerrar base de datos.

2) Aparecen varias plantillas bajo Plantillas destacadas en línea, en la página Introducción a Microsoft Office Access, y se mostrarán más plantillas si hace clic en una de las categorías de Categorías de plantillas, en el lado izquierdo de la ventana de Access. Puede descargar más plantillas desde el sitio Web de Microsoft Office

3) Haga clic en la plantilla que desee usar.

4) En el panel situado a la derecha en la ventana de Access, se sugiere un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo. Puede editar el nombre de archivo y especificar otra carpeta. De manera opcional, puede crear una base de datos y vincularla a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.

5) Haga clic en Crear (o bien, haga clic en Descargar para obtener una plantilla de Office Online).

Access crea y abre la base de datos. Se muestra un formulario, en el que puede comenzar a escribir datos.

 NOTA   Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada registro de la siguiente forma:

• Haga clic en el encabezado de fila del registro que desee eliminar (el encabezado de fila es el cuadro o la barra justo a la izquierda del registro).
• En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.

6) Para comenzar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Tras haber escrito algunos registros, puede usar el panel de exploración para ver si hay otros formularios o informes que desee usar.

CREAR UNA BASE DE DATOS

¿Qué es una tabla?



Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene información sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una dirección y un número de  teléfono. Los registros se suelen denominar también filas y los campos, columnas.

¿ CÓMO CREAR UNA BASE DE DATOS ?

Crear una Base de Datos


1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.


2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access le agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.


3. Haga clic en Crear.


Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.



4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos

PANTALLA INICIAL

Introducción a Microsoft Office Access

Cuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botón  Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.  Esta página muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.

¿ QUÉ ES ACCESS 2007 ?

Microsoft Access

Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información. 25. Expresiones Trabajar con bases de datos y objetos de bases de datos puede ser complicado para el usuario novel. La información que se proporciona a continuación está pensada para ayudarle a familiarizarse con los componentes que integran Microsoft Access.